En Belgique, la tenue correcte des livres comptables (livre de caisse, livre de recettes) et la réalisation d’un inventaire annuel sont des obligations légales essentielles pour garantir une gestion financière précise et conforme.
Le livre de caisse : un suivi rigoureux des espèces
Le livre de caisse consigne toutes les transactions en espèces, tant les entrées (paiements clients) que les sorties (paiements fournisseurs, retraits ou ajouts en liquide).
Qui doit tenir un livre de caisse ?
Toutes les entreprises manipulant des espèces de manière régulière.
Les entreprises effectuant occasionnellement des paiements en espèces peuvent s’en passer.
Comment bien le tenir ?
Inscrire chaque transaction individuellement :
Mentionnez la date, une description précise de l’opération, le montant (recette ou dépense) et le solde de caisse.
Rester rigoureux :
Utilisez un outil indélébile (pas de crayon).
N’effacez jamais une erreur : effectuez une correction séparée.
Groupement autorisé :
Les petites transactions peuvent être regroupées en recettes journalières.
Conserver les preuves :
Tenez à disposition les tickets, reçus ou justificatifs de chaque opération.
Le livre de recettes : pour un suivi quotidien des encaissements
Le livre de recettes (ou journal des recettes) est dédié à toutes les entrées d’argent, quel que soit le mode de paiement, lorsque celles-ci ne sont pas facturées. Il est particulièrement utile pour les indépendants et petites entreprises travaillant directement avec les clients.
Qui doit tenir un livre de recettes ?
Obligatoire pour les activités où l’émission d’une facture n’est pas systématique.
Exemptions :
Si vous fournissez toujours une facture.
Si vous utilisez un système de caisse enregistreuse (SCE).
Si vous relevez du régime forfaitaire de TVA (jusqu’en 2028).
Comment bien le tenir ?
Consignez les encaissements quotidiennement :
Même en l’absence de recettes, notez un montant nul pour maintenir la continuité.
Détaillez les transactions :
Notez séparément les paiements supérieurs à 250 €.
Mentionnez le montant total par jour et séparez les montants selon les taux de TVA applicables.
Respectez les règles de présentation :
Numérotez les pages et chaque inscription.
Indiquez votre numéro de TVA sur chaque page.
Clôturez régulièrement :
Faites le total mensuel des recettes et clôturez le mois.
L’inventaire : un pilier de la gestion financière
L’inventaire est un document obligatoire en fin d’exercice qui liste tous les actifs et passifs de l’entreprise. Il est particulièrement crucial pour les entreprises avec des stocks, mais aussi pour les services possédant des immobilisations ou équipements.
Pourquoi est-il important ?
Gestion des stocks : identifier les écarts entre les quantités physiques et celles enregistrées.
Patrimoine : valoriser correctement les actifs pour un bilan précis.
Conformité légale : justifier les chiffres déclarés auprès des autorités fiscales.
Comment bien réaliser un inventaire ?
Planifiez et organisez :
Réalisez l’inventaire à un moment de faible activité (par exemple, en fin de journée ou la nuit pour les commerces).
Divisez les espaces en zones de comptage et attribuez-les à des collaborateurs.
Adoptez une méthode claire :
Délimitez les zones à inventorier.
Standardisez le comptage (par exemple, toujours de gauche à droite).
Marquez les zones ou articles déjà comptés pour éviter les doublons.
Valorisez correctement les biens :
Utilisez le coût d’achat ou la valeur marchande (si inférieure) pour les stocks.
Ajustez les articles obsolètes ou périmés.
Bonnes pratiques générales pour tous les registres
Respectez les délais : tenez ces registres au jour le jour ou à des périodes précises.
Conservez les preuves : justifiez chaque opération avec des reçus, tickets ou bons de commande.
Optez pour le numérique : les logiciels spécialisés facilitent la tenue des livres et l’inventaire tout en réduisant les risques d’erreur.
Consultez un expert-comptable : son accompagnement garantit votre conformité légale et améliore la gestion financière de votre entreprise.
Lisa Cravotta, David Bultreys