Comment organiser ses achats et ventes pour une comptabilité fluide en PME
- David Bultreys
- il y a 3 heures
- 3 min de lecture
Une comptabilité fluide ne dépend pas d’un logiciel complexe, mais d’une organisation claire, adaptée à la facturation électronique. Une bonne méthode évite les factures manquantes, les écarts de TVA et les justificatifs introuvables au moment d’une déclaration ou d’un contrôle.
Ventes
Structurer la facturation électronique dès le départ
1) Émettre la facture au bon moment
En règle générale, une facture doit être émise au plus tard le 15ᵉ jour du mois qui suit la livraison du bien ou l’exécution du service, sauf exceptions prévues par la réglementation TVA.
Dans un contexte de facturation électronique obligatoire entre entreprises en Belgique, respecter ce délai reste essentiel pour :
éviter des décalages de TVA,
sécuriser la trésorerie,
garantir une comptabilité complète et chronologique.
2) Définir une règle de facturation claire et systématique
Pour une comptabilité bien organisée, la facturation ne doit jamais dépendre de la mémoire d’une personne. Une règle simple et efficace consiste à facturer dès la fin de la prestation ou dès la livraison, via le système de facturation électronique utilisé.
Cette discipline limite fortement :
les oublis,
les factures tardives,
les corrections a posteriori.
3) Conserver les éléments justificatifs liés à la vente
Même si la facture est électronique, certaines preuves opérationnelles restent importantes.
Selon l’activité, il peut s’agir par exemple :
d’un bon de livraison,
d’un rapport d’intervention,
d’une commande client,
d’un relevé d’heures.
Ces éléments permettent de justifier la réalité de la prestation en cas de question, de litige ou de contrôle.
Achats
S’assurer de recevoir des factures électroniques exploitables
1) Vérifier que le document reçu est une facture valable
Pour la comptabilité et la TVA, un simple document commercial ou un ticket incomplet ne suffit pas toujours. La facture doit contenir les mentions obligatoires et, dans le cadre de la facturation électronique obligatoire entre entreprises en Belgique, être reçue sous un format électronique conforme aux exigences légales.
Une facture exploitable permet d’identifier clairement :
le fournisseur,
la date,
l’objet de l’achat,
les montants et la TVA.
2) Organiser les achats dès réception
Une bonne pratique consiste à associer immédiatement :
la facture électronique (ou note de crédit),
la preuve de paiement si elle est disponible,
et, si nécessaire, le contexte de l’achat (commande, validation, réception).
Cette organisation évite les recherches tardives, souvent au mauvais moment (TVA, clôture, contrôle).
3) Documenter les achats sensibles ou mixtes
Lorsqu’une dépense peut paraître partiellement professionnelle ou inhabituelle, il est utile de documenter dès le départ le lien avec l’activité. Cette démarche simple réduit fortement les discussions ultérieures et les risques de rejet fiscal.
Paiements
Garantir une traçabilité claire entre facture et règlement
1) Utiliser des références de paiement précises
Chaque paiement doit pouvoir être relié sans ambiguïté à une facture ou à un fournisseur. Une référence claire facilite le rapprochement bancaire et évite les erreurs d’imputation.
2) Éviter les paiements difficiles à identifier
Les paiements sans référence ou les mélanges de règlements compliquent inutilement la comptabilité et augmentent le risque d’erreurs ou de retards.
3) Maintenir la cohérence entre factures et paiements
Idéalement, une facture correspond à un paiement. En cas d’acomptes ou de paiements partiels, il est important que cela soit clairement identifiable, afin de préserver la lisibilité du suivi comptable.
Mettre en place une comptabilité PME fluide
Une routine simple
Pour une PME, un processus comptable efficace repose souvent sur un rythme fixe :
Chaque semaine : vérifier les factures reçues et les documents manquants.
Chaque mois : contrôler la cohérence entre ventes facturées, prestations réalisées et paiements.
Avant la déclaration TVA : s’assurer que toutes les opérations de la période soient complètes, correctement documentées et conformes.
Classement et conservation
Sécuriser la comptabilité
Les règles officielles rappellent que les factures et leurs copies doivent être conservées pendant dix ans, y compris lorsqu’elles sont émises ou reçues sous format électronique.
Conclusion
Une comptabilité PME bien organisée repose sur quelques principes clés :
facturer électroniquement sans attendre,
recevoir des factures d’achat exploitables,
assurer une traçabilité claire des paiements,
classer et conserver les documents de manière cohérente.
Avec cette base, la TVA devient plus simple, les corrections diminuent et les échanges avec le comptable se concentrent sur l’essentiel, plutôt que sur la recherche de documents manquants.
