Registre UBO : obligations, délais, confirmation annuelle

Le registre UBO regroupe, pour certaines entités, l’identité des personnes physiques qui exercent en réalité le contrôle ou la détention. Il concerne notamment les sociétés, les A(I)SBL, les fondations, ainsi que des constructions juridiques telles que les trusts et fiducies ou structures similaires.

Qui doit enregistrer des UBO et depuis quand ?

L’obligation UBO est en vigueur depuis 2018 pour les entités concernées. Concrètement, elles doivent déclarer leurs bénéficiaires effectifs peu après la création et valider les données une fois par an, même si rien n’a changé.

L’objectif est double : améliorer la transparence vis-à-vis des partenaires et soutenir la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme.

Délais, confirmation annuelle et documents probants

Le délai de 30 jours s’applique à deux moments : après la création de l’entité et après chaque changement.

Même si aucune information n’a évolué, la confirmation annuelle reste nécessaire via la fonction de “Confirmation annuelle” dans l’application.

Des documents probants doivent être ajoutés pour appuyer les informations enregistrées et démontrer qu’elles sont correctes et à jour.

Exemples :

• copie du registre des parts ;

• procès-verbal de l’Assemblée générale ;

• pacte d’actionnaires.

Si les informations figurent déjà dans un acte publié au Moniteur belge, il est possible d’établir un lien avec le Moniteur belge via l’option “Lier au Moniteur belge”.

Délégation, accès sans eID et sanctions

La gestion du registre UBO peut être déléguée à un tiers (par exemple un expert-comptable) en lui accordant un mandat via l’application Mandats.

Pour une personne ne disposant pas d’un moyen d’authentification belge (eID, Itsme ou eIDAS), plusieurs solutions sont mentionnées :

• se connecter via l’application ForREG (Foreign Registration) ;

• désigner un représentant légal disposant d’une eID belge ;

• mandater une autre entité pour gérer l’enregistrement.

En cas d’oubli ou de retard (mise à jour ou confirmation annuelle), l’entité s’expose à des sanctions, dont une amende, et une radiation de la BCE.

Conclusion

En pratique, trois réflexes suffisent : respecter le délai de 30 jours (création et changements), effectuer la confirmation annuelle, et joindre des preuves pour étayer les informations déclarées.

David Bultreys