Note de frais : définition, règles et bonnes pratiques

Une note de frais permet à une entreprise de rembourser des dépenses professionnelles avancées à titre privé par un dirigeant, un travailleur ou un indépendant. Si ces dépenses sont propres à l’entreprise et correctement justifiées, le remboursement n’est en principe pas considéré comme une rémunération.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document interne qui sert à faire rembourser par l’entreprise une dépense professionnelle payée à titre privé, sur base de justificatifs. Sans lien professionnel clair ou sans preuve suffisante, le remboursement peut être remis en cause.

Quels frais peuvent être remboursés via une note de frais ?

Une note de frais ne peut couvrir que des dépenses professionnelles réelles.

À titre d’exemples courants :

• frais de déplacement professionnel (transport, parking, carburant) ;

• repas pris dans le cadre d’un déplacement ou d’un rendez-vous professionnel ;

• frais de représentation raisonnables ;

• petites fournitures achetées ponctuellement ;

• frais de téléphone ou d’internet, pour la partie professionnelle.

Les dépenses strictement privées ne peuvent jamais être remboursées via une note de frais.

Certaines dépenses plus complexes, comme une partie des frais liés à un domicile utilisé à des fins professionnelles (chauffage, eau, électricité, internet) peuvent également être concernées. Ces situations obéissent toutefois à des règles spécifiques et nécessitent une analyse au cas par cas.

Que doit contenir une note de frais valable ?

Pour être fiscalement et socialement acceptable, une note de frais doit être claire, précise et documentée.

Elle doit permettre d’identifier :

• la personne qui a avancé les frais ;

• la date de la dépense ;

• la nature de la dépense ;

• le montant ;

• le lien avec l’activité professionnelle.

Chaque note de frais doit être accompagnée de pièces justificatives (ticket, facture, preuve de paiement). En l’absence de justificatif ou de justification professionnelle suffisante, la dépense peut être refusée.

Pourquoi la note de frais est-elle fiscalement sensible ?

Lorsqu’une note de frais correspond bien à des dépenses propres à l’entreprise, le remboursement :

• peut être déductible pour l’entreprise, selon les règles propres à chaque type de frais ;

• n’est en principe pas considéré comme une rémunération pour la personne remboursée.

À l’inverse, une note de frais mal établie peut entraîner :

• un refus de déduction ;

• une requalification en rémunération ou en avantage de toute nature ;

• l’application d’impôts et de cotisations sociales.

Note de frais ou indemnité forfaitaire : attention à la distinction

Il convient de distinguer clairement deux mécanismes :

• Note de frais → remboursement de frais réels, sur base de justificatifs précis.

• Indemnité forfaitaire → montant fixe accordé sans justificatifs détaillés mais soumis à des plafonds et conditions stricts.

Ces deux systèmes répondent à des règles différentes et ne sont pas interchangeables.

Bonnes pratiques à adopter

Pour limiter les risques lors d’un contrôle :

• conserver systématiquement les justificatifs ;

• ventiler correctement les frais mixtes (privé / professionnel) ;

• éviter de regrouper plusieurs dépenses sans détail ;

• établir les notes de frais de manière régulière ;

• demander conseil en cas de dépenses importantes ou atypiques.

Conclusion

La note de frais est un outil courant mais strictement encadré. Lorsqu’elle repose sur des dépenses réellement professionnelles et correctement documentées, elle permet un remboursement fiscalement et socialement neutre.

En cas de doute, il est toujours préférable de vérifier la qualification de la dépense avant le remboursement afin d’éviter toute requalification ultérieure.

Les règles applicables peuvent varier selon le statut (dirigeant, indépendant, salarié) et la nature des frais.

David Bultreys